媒体报道

文印外包回归采购本质 —访赛格立诺办公科技有限公司总经理任志雄

来源:本站    日期:2015-02-15    点击率:2423

公共采购杂志2014年2月刊

2014年,中央、中直机构的办公文印设备采购方式将要“变脸”,打印机、复印机、多功能复合机等文印设备将实施批量集中采购,设备厂商和服务商应该如何应对这种新形势?2014年什么样的办公文印设备才能符合政采需求?记者带着这些问题采访了赛格立诺办公科技有限公司总经理任志雄,任总却给了记者一个意想不到的答案,他认为,最好的采购方法就是一台设备也不买,而将文件管理外包出去。

传统采购弊端催发文印外包

任志雄认为打印机、复印机等文印设备属于单价成本和使用成本高昂的物品,经赛格立诺统计:文印设备后期直接使用成本(如耗材、零配件、服务等)是采购成本的3倍,使用的隐性成本(如时间、设备冗余、人力、输出冗余等)是设备采购成本的5倍。

同时传统的文印设备采购存在三大弊端,第一是由于缺乏先期专业的规划,打印机、复印机产品的配置数量超标;第二是维修保养流程复杂,传统的被动报修模式,设备故障无法及时解决,严重影响使用。而且设备维修企业为了保证利润,即使不会故意破坏设备,也不会主动进行未保养.在这样的情况下,设备处于无保养的使用状况,突发状况频生。第三是多人使用一台文印设备,成本不明且难以控制,造成纸张的大量浪费,尤其是多人打印完成的文件混合堆积,极易造成机密文件信息的泄露。

任志雄表示,正因为发现了传统办公文印采购的弊端,根据文印设备的使用特性,赛格立诺办公科技有限公司推出了一种新的办公服务模式——文印管理外包服务。

文印外包回归采购本质

文印管理外包服务是解决客户文印管理实际需求的新型服务模式,服务商对文印成本、质量、安全等最终结果负责。企事业单位从此无需再为设备、耗材、零配件及维修服务投入资金,只需按照实际印量付费。

文印管理外包服务包括四个部分,第一赛格立诺根据客户文件输出需求,在充分调研的基础上向客户提供优化的设计方案,进行设备合理布局;第二定制及部署文件管理软件,根据客户需求提供文印管理解决方案;第三与客户签订长期的服务合同,确认服务期限,全面接管客户文件设备运营服务,提供文件生成、存储、扫描、归档、流转、安全输出等全面解决方案,同时提供零配件耗材供应、维修保养、系统升级等服务;第四提供文印衍生品回收服务,解决耗材污染问题。赛格立诺文印管理外包服务一步到位的解决了设备采购、管理、维修、耗材供应等问题。

文印外包成为政采新关注点

文印管理外包服务一经推出就获得了企业用户的青睐,但是在政府机构推广方面却遇到困难,任志雄告诉记者,主要是由于政府机构财务制度严格规范,专款专用,采购复印机等硬件产品的预算无法转化为采购文件外包服务的费用。这一状况在十八届三中全会通过的《全面深化改革决定》发表后有了新的突破,2014129日,财政部发布了《关于做好政府购买服务工作的有关问题的通知》,明确的指出未来在政府采购中,可以进行办公服务采购,这标志着文印管理外包服务将正式列入政府采购名录,成为政府采购的一部分。

其实在20125月财政部颁布的《政府采购品目分类目录》中就已经有关于“办公设备租赁服务”及“办公设备维修和保养服务”的条目,在这之后,在文件外包的便捷服务及节能减排、降本增效效益的引导下,一些有远见的政府部门开始尝试文印管理外包服务,北京市东城区政务大厅就是其中之一。201211月东城区政务大厅成功实施文印管理外包,开创了政府办公设备外包服务的全新合作模式。

赛格立诺在全面精细调研的基础上,根据东城区政务大厅每个楼层、区域、部门的文印需求,对文印设备进行整合优化设计,重新布局,更科学的满足文印需求。

同时,赛格立诺根据实际文印管理需求,定制文件输出管理系统,实现费用精确核算与分摊到每个部门每个员工;凭卡打印,保证文件信息安全;设备耗材及零配件进行有效管控,实现设备故障及耗材状况提前做出预警报告,及时上门排除故障或补充耗材,保证永不停印。

实行文印管理外包之后,东城区政务大厅文印设备从130台递减至82台,单张成本下降20%,节省纸张达50%,用电能耗及碳排放下降93%;同时实现90%的废旧耗材环保回收,该项目目前已列入东城区发改委绿色节能推荐项目。特别值得一提的是东城区政府未承担更换新打印设备的成本,实现零元升级。

尤其是北京市政府响应十八大号召,继续深入贯彻执行《节能减排“十二五”规划》,提出 “整合办公资源,提高办公用品利用效率,鼓励采用打印、复印、扫描多功能一体机,双面利用打印纸,尽量减少办公设备电耗和待机能耗”指示后,北京市内的众多政府机构和部门开始着手于文件外包服务的引入。

文印外包采购实现双赢

任志雄认为,文印管理外包服务最终会被所有的政府机构所认可,因为它使采购单位和外包服务商产生相同的利益诉求,由于文件外包是根据按张计费,所以对于外包服务商来说,单张成本越低、设备损坏的次数越少,利润越高,所以服务商会提供最科学的解决方案和最耐用耗材,尽可能降低设备故障频率,最后的结果是服务商获得利润,而政府的打印成本(包括耗材、纸张、能源、碳排放)都大幅降低,实现了双赢。

但是,这样的采购模式会对服务商提出新的挑战,首先服务商需要一定的资本规模,在文印管理外包服务中政府不直接进行文印设备硬件的采购,需要供应商提供;其次需要较强的软件开发能力,可以实现文印管理的“私人定制”,即根据采购单位的需求进行软件的研发;第三多品牌兼容能力。如上是很多厂商和服务商无法提供的,在国内目前只有赛格立诺等几家资深的服务商具备此能力。

互联网助力文印外包

对于文印管理外包服务模式的未来发展,任志雄很有信心的表示,文印管理外包服务的发展必然与互联网联合,必定是”O2O”的模式,主要表现有三个方面,第一方面必然实现电话、网站、手机App及微信公众平台多条服务渠道,在传统的电话报修之外,赛格立诺在2014年将实现网站在线报修和微信公共服务平台报修,只要用户关注赛格立诺微信公众平台,即可进行服务预约及文印设备使用情况(如维修记录、设备的打印数量等)查询,所有的报修服务将统一进行管理,使预约更及时有效。第二设备管理远程化,借助赛格立诺自建的智能物联网技术,可以实现设备的远程监控、远程抄表,如设备打印质量、耗材的添加、是否需要保养和零配件更换,在用户还未提出服务,我们已经为服务做好准备。第三,开创全新的云打印通路,赛格立诺利用最先进的云打印技术,使打印不再受空间、网络限制,只要使用赛格立诺的云打印技术,即可以通过您的手机、iPad和电脑,在任何时间、任何地点发送打印作业,并在指定文印设备上输出。

任志雄表示,20年来,赛格立诺一直致力于专业办公服务,在复合机分销、软件研发、文印管理外包、O2O电子商务、办公系统集成、办公装修工程等方面颇多建树,正式因为这些项目的积累,与众多办公设备供应厂商形成稳定坚实的合作关系,在文件外包服务项目上得到厂商的大力支持,加之在软件方面的领先行业的研发实力,作为本土OA行业的代表,赛格立诺已经走在文印管理外包服务的行业前端,并打造行业内第一品牌——每座美印。